El siguiente artículo fue publicado en Colorado HealthcareNews en julio de 2012.

Mi centro, el Vail Valley Medical Center (VVMC y sus entidades), se enfrentó al desafío único de cubrir un territorio de 60 mileter cuadrados al abastecer a 15 centros de distribución en el condado de Eagle (el valle de Vail), Colorado. Nuestro distribuidor principal, Professional Hospital Supply (PHS), tenía su sede en Denver y realizaba entregas a granel al almacén de VVMC en Gypsum, ubicado a 40 millas del campus principal.

Cuando llegué a VVMC, la mayoría de las instalaciones médicas utilizaban el modelo tradicional de almacén “a granel”. Sin embargo, no funcionaba bien en este entorno de “resort remoto”. VVMC es un hospital pequeño con un uso tremendo de suministros debido a su reconocido grupo de cirugía ortopédica. Las restricciones de espacio y recepción se sumaron a la lista de problemas de la cadena de suministro.

Nuestro primer paso para resolver nuestros problemas en la cadena de suministro fue adquirir e instalar software moderno de gestión de la cadena de suministro. A partir de ahí, comenzamos a concentrarnos en la mejor manera de mejorar el proceso de distribución.

Utilizando la metodología Lean, examinamos cada proceso de soporte en la cadena de suministro. Empleamos una técnica de resolución de problemas Lean llamada A3 y abordamos cada problema importante, incorporándolo a la dimensión general de todo el proceso. Involucramos a los proveedores, a las partes interesadas clave y a nuestro equipo interno.

Tomamos la decisión de mejorar aún más la tecnología en el punto de uso para todo el sistema utilizando Pyxis Carefusion Supply Station. Este producto, utilizado principalmente para el inventario de medicamentos, se emplearía en su lugar para el proceso de recepción y dispensación de suministros.

Nuestro proceso existente consistía en usar Pyxis para enviar pedidos de suministros a nuestro almacén. La preparación de pedidos de suministros se realizaba diariamente e incluía 4 entregas de Gypsum a las ubicaciones de los consumibles. Las faltas de stock de productos eran comunes debido a la sincronización de las selecciones de los reabastecimientos diarios.

Nuestra nueva técnica incorporó un método de entrega de Unidad Lógica de Medida o ”LUM” que se interconectó con el software de Gestión de Materiales de Pathways de McKesson. Las Estaciones de Suministro PYXIS se registraron como ubicaciones de envío con Professional Hospital Supply. Las ubicaciones de las estaciones se modifican dentro del software de gestión de materiales mediante un procedimiento automatizado de SQL diario para volverse “sin stock”. Los pedidos se interconectan desde Pyxis y se crean órdenes de compra automáticas que se envían a través del sistema.

Este nuevo entorno permite que los pedidos se envíen directamente al sistema EDI de los distribuidores principales, se recolecten y entreguen en contenedores durante las primeras horas de la mañana. Los pedidos capturaron una mayor demanda clínica diaria durante las horas inhábiles para nuestro personal. LUM liberó espacio de muelle muy utilizado durante el día. También proporcionó reabastecimientos de productos frescos al comienzo del turno diurno. Las roturas de stock prácticamente han terminado, ya que el hospital está completamente reabastecido a las 7:00 AM.

Al igual que el sistema de cadena de suministro de Walmart de “pagar en la caja” y generar inmediatamente pedidos a los proveedores para reabastecimiento, era el proceso correcto para VVMC. Esta mejora, junto con sistemas de TI coordinados, le dio a VVMC un punto de partida para la modernización completa.

Nuestro objetivo de tasa de cumplimiento es de 99% para productos básicos y de 100% para productos especializados. Estos porcentajes de precisión requeridos plantean su propio conjunto de problemas. Cada artículo debe verificarse entre los números de catálogo maestros de PHS, PYXIS y VVMC, y las unidades de medida deben coincidir perfectamente; de lo contrario, las facturas EDI no se procesarían.

Dave Petrowski, nuestro especialista técnico en logística, fue contratado para desarrollar y diseñar el proceso LUM, incorporando diversas estrategias de integración funcional y técnica.

Se incorporaron planes de contingencia para tener en cuenta el clima en las montañas o la falla de un distribuidor para realizar la entrega. Cuando los pedidos fluyen a Denver, los artículos no PHS se recogen temprano en la mañana en Gypsum. Esto permite reabastecer un inventario completo de productos utilizando LUM.

Si el PHS no puede realizar la entrega, se realiza un pedido de contingencia cada noche desde PYXIS, donde las ubicaciones de entrega de PYXIS se cambian de nuevo al entorno a granel y se reponen desde el almacén de yeso. El personal de materiales se redirige de Vail a Gypsum para una recogida completa o parcial, según la situación. Una recogida a mediodía de Gypsum se activa o desactiva según la necesidad.

Estamos constantemente mejorando y ajustando el proceso. La tecnología de la información es la clave de nuestro éxito y sin contar con el personal técnico adecuado, este proyecto habría sido imposible de completar. Lo que es más importante, personas talentosas y orientadas al detalle hacen que funcione en ambos lados de la montaña.

Gerald “Jerry” Irvine ha estado en Vail Valley Medical Center desde enero de 2007. Puede ser contactado en irvine@vvmc.com.